Privacy Policy

About this policy

This Privacy Policy explains how MeenWise Sdn. Bhd. (“MeenWise”, “we”, “us”) processes your personal data when you use our website, our admin portal, our business portal, our API, our enquiry and event forms, and the emails we send (together, the “Services”). Your personal data is being processed by or on behalf of MeenWise.

It is our notice under section 7 of Malaysia’s Personal Data Protection Act 2010, as amended by the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024 (together, the “PDPA”). It is published in English and Bahasa Melayu, as the PDPA requires, and both versions are meant to say the same thing. If you notice a difference, tell us; until we correct it, you can rely on whichever version protects your personal data more.

Please read it together with our Terms of Use.

Who is responsible for your data

MeenWise Sdn. Bhd. is a company incorporated in Malaysia, registration no. 202401006365 (1552215-V), at Presint 16, 62150 Putrajaya, Malaysia. MeenWise is the data controller for the personal data described in this policy.

MeenWise also builds and hosts products for clients. Each of those products has its own privacy notice, which tells you who is responsible for your data there, and this policy does not cover them. Where a client is the data controller for a product, MeenWise processes that data as a data processor, solely on the client’s behalf and under our agreement with them.

Personal data we collect

We collect personal data directly from you and automatically from your browser or the program you use. It can also come from someone else who types your email address into a sign-in page or a form, or who names you in a form or message; from the administrator who adds a staff member or a client’s contact to a portal, and from the organisation that asks us to add you; and, for email suppression records, from our email provider or our staff. It includes:

• Enquiry and event forms — what a form asks for, usually your name, email address, company and message. A form may also ask for your phone number, other details or a file, and may offer a choice about receiving updates from us. With your submission we also store the IP address used to send it, and an approximate country if our network provider reports one. Our staff record how your enquiry was handled, such as whether it became a client project.
• Portal accounts — there is no public sign-up: our administrators create every portal account. The account holds your email address, your role and the business account it belongs to, your account and sign-in dates, and the language, time zone and country set on your account. A name and a profile photo are optional.
• API accounts — our API is a programming interface that can be reached directly over the internet. Our website and business portal do not use it, and we offer no app for it. It has no public sign-up either: we send a one-time code only to an address that already has an API account, and confirming a code never creates one. An API account holds your email address, the language, time zone and country set on it, your account and sign-in dates, and the date we record as your acceptance of our Terms of Use. If you add them through the API, it also holds a name, your marketing and notification choices, device tokens for notifications and a profile photo, which anyone can open at a public web address containing your account ID. We also record the banners you view, click or dismiss and the notices you read or dismiss while signed in.
• Session data — when you first open any page, we create a session on our servers, even if you never sign in. It holds a security token, the last page you viewed, any language you chose and, while you sign in, your email address. After you sign in it also holds your account ID.
• One-time codes — when a sign-in or account deletion code is requested, we store a scrambled version of the code (a “keyed hash”), which we can check a code against but cannot read, with the email address and IP address that requested it. We issue a code only for an address that already has an account. Only our separate test site also keeps the code itself with its email record, encrypted, so that an owner-level administrator can read it during testing.
• Request and security logs — when your browser requests a page from our website or portals, even if you only view it, or a program calls our API, we record your IP address, an approximate country if our network provider reports one, your browser type (user agent), the page, the result and the time. If you are signed in we also record your account ID. We also record error details, what you type into many portal forms, such as the email address you enter at sign-in, and data a program sends to our API as JSON, such as an email address or name, with codes and secrets removed. These logs do not include what you type into enquiry and event forms.
• Sign-in attempts — the email address used, your IP address and browser type, and the result, whether or not that address has an account.
• Google Cloud’s own logs — our hosting provider records each request it receives, including your IP address, browser type, the full web address and the referring page.
• Messages — what you write to hello@meenwise.com and our replies.
• Emails we send — a record of each email, with the recipients, the subject and a copy of the message, cut off if it is long. Emails carrying a one-time code are recorded without their subject or content, apart from the code itself on our test site.
• Email preferences and suppression records — your preferences and unsubscribes, plus any bounce, spam complaint or staff block that stops us emailing an address.
• Admin portal staff — your roles and notification settings, the key administrative actions recorded against your account and, for engineers, deployment records.

We do not ask for sensitive personal data, such as health or biometric data. Please do not send it to us.

How we use your personal data

• To reply to your enquiry, prepare a quote and handle your registration for an event.
• To tell the staff who handle enquiries that yours has arrived, by an email that repeats what you sent.
• To give the people you or your organisation name access to the business portal.
• To run and secure our website, forms, portals and API: showing you the pages you ask for, signing you in, showing your account, preventing abuse, investigating incidents and keeping logs and audit records.
• To count how often the banners we provide through our API are viewed and clicked.
• To deliver work we have agreed with a client.
• To send service emails, such as one-time codes and important notices.
• To send you updates or marketing, but only if you agreed to receive them. MeenWise’s own staff may also receive internal notices.
• To keep our business records, including the record of an enquiry that becomes a client project.
• To comply with the law and respond to lawful requests from authorities.

We do not sell your personal data, and we do not build advertising profiles.

Consent and your choices

We rely on your consent where we ask for it, such as an optional box for receiving updates. We also process personal data without separate consent where section 6(2) of the PDPA allows it, for example where it is needed for steps you asked us to take with a view to entering into a contract (such as answering a project enquiry or preparing a quote), to perform a contract with you or to comply with a legal obligation. If you send us a form or message for any other reason, we rely on the consent you give by choosing to send it, for the purpose of that form or message.

The fields a form marks as required are obligatory: without them the form cannot be sent. Your email address is also obligatory for a portal or API account, because we cannot sign you in without it. The other fields on a form, and the name and photo on a portal account, are voluntary. Your IP address, browser details and the other records we make automatically are not optional: they come with using the Services, and the only way to avoid them is not to use the Services. By continuing to use the Services once this notice is available to you, you consent to those records.

You can withdraw your consent at any time by emailing hello@meenwise.com, and every marketing email has an unsubscribe link. Withdrawing consent stops the processing that relied on it. It can limit what we can do for you: we may not be able to answer an enquiry, and we cannot keep a portal or API account without your email address. Unsubscribing stops marketing email but does not delete your enquiry; email us if you want that deleted too. We may still send service and legal notices.

Other people can also be identified from what you give us, such as a colleague named in a form, message or file. You or they can ask us to limit how we process personal data about them by emailing hello@meenwise.com. Please give us someone else’s personal data only if they have agreed.

Who we share it with

We share personal data with these service providers, which process it for us:

• Google — Google Cloud hosts our websites and portals, our database (Cloud SQL), file storage and server logs. Google Workspace handles email sent to hello@meenwise.com.
• Upstash — holds our temporary working data (cache) and the data that remembers your visit and keeps you signed in (session data), including the email address you enter while signing in.
• Mailgun — delivers our emails, including one-time codes.
• Cloudflare — runs the DNS for our domain, the service that tells browsers where to find our website and portals. Where we switch on Cloudflare Turnstile to keep automated abuse off a form or sign-in page, Cloudflare also receives your IP address and browser details for that check, and handles some of them under its own privacy terms.
• GitHub — hosts our source code and runs our deployments. It holds our engineers’ usernames and commit details, which we copy into our deployment records, and the email addresses of the staff accounts we set up at each deployment.

Your organisation. If your business account has other members, they can see your email address, roles and account status.

MeenWise staff. Authorised staff can see personal data according to their roles. When you send an enquiry or event form, we email what you sent, with the names of any files, to the staff who handle enquiries. When staff open documentation pages in the admin portal, their browser loads files from public content delivery networks (jsDelivr and unpkg), which see that staff member’s IP address and browser details.

Authorities. We disclose personal data when the law requires it, for example to comply with a court order or a lawful request from a regulator.

Professional advisers. We may disclose personal data to our lawyers, auditors and other professional advisers where we need their advice or need to establish, exercise or defend a legal claim.

A new owner. If another organisation takes over the Services, we may disclose your personal data to it so that it can keep running them for the purposes in this policy. We will give notice first, and ask for your consent where the PDPA requires it.

Where your data is stored and transferred

Our main hosting, database and file storage run on Google Cloud in the asia-southeast1 region, in Singapore, so your personal data is transferred outside Malaysia. Database backups are kept in Google data centres in Asia. Some providers process data elsewhere: Mailgun sends email from the United States, and Google’s logging and email services, GitHub, Upstash and Cloudflare can operate in other countries.

Under section 129 of the PDPA, as amended, we transfer personal data outside Malaysia only where the destination has a law substantially similar to the PDPA or ensures an adequate level of protection at least equivalent to that of the PDPA, or where another ground in that section applies, such as our having taken all reasonable precautions and exercised all due diligence to ensure that the data will not be processed there in a way that would breach the PDPA if that place were Malaysia.

How long we keep it

• Request logs — 30 days.
• Sign-in attempts — 90 days, including after an account is deleted, so we can investigate abuse.
• Email records — 90 days.
• One-time codes — a code expires after 5 minutes. Expired codes are kept for 24 hours and are then deleted within 24 hours by our daily clean-up. On our test site, the copy of a code kept with its email record stays for 90 days, like that record.
• Enquiries and event registrations — 2 years from the day you submit them, or 10 years if your enquiry becomes a client project. Files sent with a form are deleted with it.
• Accounts — until you delete your account on our account deletion page. The “Close account” and “Close business account” options inside a portal do not delete your account. Closing an admin profile only hides it, and another administrator can restore it. Closing a business profile removes that profile and its photo, but your basic account record, your business account and its member list stay, and you cannot sign in again unless we give you access again. Our administrators can also remove your access to a portal; your account record then stays until it is deleted.
• Email suppression list (our do-not-email list) — no end date, so that we do not send marketing or other bulk email to that address again. If you delete your account, we remove the readable address and keep only a scrambled version of it (a “keyed hash”), which lets us recognise that address but not read it.
• Administrative audit log and deployment records — no end date, as the record of what staff did. They hold staff and account IDs and the details of each action.
• Banner view and click records (API accounts only) — no set end date: they stay until we delete the banner, so that we can count how often it is viewed and clicked. They hold your account ID, including after your account is deleted.
• Session data — 90 days from your last visit.
• Email you send us — in our company mailbox, for as long as we need it to deal with your message and keep our business records.
• Alert emails about your enquiry — in the mailboxes of the staff who received them, for as long as we need them to deal with your enquiry and keep our business records.
• Logs and copies kept by our providers — Google Cloud’s request logs and Mailgun’s email logs and message copies are kept for the periods set in those services.
• Backups and file recovery — deleted data stays in database backups, and deleted files stay in Google Cloud’s recovery storage, until those copies expire.

Our clean-up runs once a day, so a record can outlast its period by up to a day. Copies of enquiry lists that authorised staff export from the admin portal are not reached by our clean-up. Apart from those copies, we keep data longer only where the law requires it or where we need it to establish, exercise or defend a legal claim.

How we protect it

We protect personal data with measures suited to the risk:

• Connections to our websites and portals use TLS (HTTPS).
• Staff access is controlled by roles enforced on our servers, and key administrative actions are logged.
• You sign in with single-use, time-limited codes instead of passwords, and we limit repeated sign-in and form attempts.
• The passwords and keys our systems use are held in dedicated secret-storage services, not in our source code or the software packages we deploy.
• Our application runs under dedicated service accounts limited to the resources it uses.
• MeenWise and each client product we host have their own database and login, on a managed database server that they share.
• Data we store on Google Cloud is encrypted at rest by Google’s default encryption.

No system is completely secure. Keep your email account safe: anyone who can read your inbox can sign in as you.

If a data breach happens

If we have reason to believe a personal data breach has occurred, we act promptly to contain it and assess the risk. Where the law requires, we notify the Personal Data Protection Commissioner as soon as practicable and within the 72 hours set by the Commissioner’s guideline, and we tell affected people without unnecessary delay, and no later than 7 days after notifying the Commissioner, when the breach causes or is likely to cause them significant harm.

Your rights

Under the PDPA you can:

• Access — ask for a copy of the personal data we hold about you.
• Correction — ask us to correct data that is inaccurate, incomplete, misleading or out of date. In a portal you can change your name, photo and language yourself; to change your email address or remove a photo, email us.
• Withdraw consent — in full or in part, as described in “Consent and your choices”.
• Prevent processing likely to cause damage or distress — ask us to stop processing that is causing or is likely to cause substantial damage or substantial distress to you or to another person, where that damage or distress is or would be unwarranted. The PDPA does not give this right where, for example, you have consented or the processing is necessary for a contract with you. We reply in writing within 21 days.
• Direct marketing — ask us at any time to stop processing your personal data for direct marketing.
• Data portability — ask us, by written notice sent electronically, to transmit your personal data directly to another data controller of your choice, subject to technical feasibility and compatibility of the data format.
• Complain — complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia (www.pdp.gov.my).

Deleting your account. On our account deletion page, confirm with a one-time code sent to your email address. Your account is then deleted at once and cannot be restored. Deleting an account that owns a business account also deletes that business account and its member list. Deleting your account also removes you from any other business account you are a member of. The records listed under “How long we keep it” stay for their own periods. The page does not remove enquiries or event registrations; email us to ask for those to be deleted.

To make any other request, email hello@meenwise.com from the address concerned where you can, so that we can confirm it is you. If you cannot, or we hold no email address for you, tell us and we will ask only for what we reasonably need to identify you and find your data. We respond to access and correction requests within 21 days, or tell you in writing why we need up to 14 more days. If the law lets or requires us to refuse a request, we tell you why.

Data protection contact

Our contact point for personal data matters, including a Data Protection Officer where the PDPA requires us to appoint one, is hello@meenwise.com. Please write “Data protection” in the subject line.

Children and minors

The Services are meant for businesses and adults and are not directed at anyone under 18. We do not check ages. You must be at least 18 to hold a portal or API account. If you are under 18 and want to send us a form or an email, please ask a parent or guardian first. If you believe someone under 18 has given us personal data, contact us and we will delete the account or form submission concerned. The logs, backups and other records listed under “How long we keep it” stay for their own periods.

Cookies and browser storage

We use only strictly-necessary cookies: a session cookie and a security (CSRF) token, set on your first visit to any page, including pages with no form. They last 90 days from your last visit. If you choose a language in a portal, a language cookie remembers it for one year. These cookies stay after you close your browser, until they expire or you clear them.

We do not use analytics or advertising cookies, scripts or pixels. We do record visits in the server logs described in “Personal data we collect”.

The portals also keep your theme and sidebar choices in your browser’s storage, and event pages remember which notices you dismissed. This stays in your browser.

Where we switch on Cloudflare Turnstile on a form or sign-in page, it runs as the page opens, and Cloudflare may set its own strictly necessary cookies or browser storage.

You can clear cookies and browser storage in your browser settings. If you do, you will be signed out of the portals.

Changes to this policy

We may update this policy when the Services or the law change. The effective date at the top of this page shows when the current version took effect. If the changes are significant, we will also give notice on our website before they take effect. If a change means we will use your personal data for a new purpose or disclose it to a new class of third parties, we will first tell you by written notice, and ask for your consent where the PDPA requires it.

Contact us

For any inquiry or complaint about your personal data, contact us: MeenWise Sdn. Bhd. · Registration no. 202401006365 (1552215-V) · Presint 16, 62150 Putrajaya, Malaysia · Email hello@meenwise.com. Please do not send sensitive personal data by email.

Tentang dasar ini

Dasar Privasi ini menerangkan cara MeenWise Sdn. Bhd. (“MeenWise”, “kami”) memproses data peribadi anda apabila anda menggunakan laman web kami, portal pentadbir kami, portal perniagaan kami, API kami, borang pertanyaan dan acara kami, serta e-mel yang kami hantar (secara bersama, “Perkhidmatan”). Data peribadi anda sedang diproses oleh atau bagi pihak MeenWise.

Ini ialah notis kami di bawah seksyen 7 Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia, sebagaimana dipinda oleh Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024 (secara bersama, “PDPA”). Ia diterbitkan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu, sebagaimana yang dikehendaki oleh PDPA, dan kedua-dua versi bertujuan untuk menyatakan perkara yang sama. Jika anda mendapati sebarang perbezaan, maklumkan kepada kami; sehingga kami membetulkannya, anda boleh bergantung pada versi yang lebih melindungi data peribadi anda.

Sila baca dasar ini bersama Terma Penggunaan kami.

Siapa yang bertanggungjawab atas data anda

MeenWise Sdn. Bhd. ialah sebuah syarikat yang diperbadankan di Malaysia, no. pendaftaran 202401006365 (1552215-V), di Presint 16, 62150 Putrajaya, Malaysia. MeenWise ialah pengawal data bagi data peribadi yang diterangkan dalam dasar ini.

MeenWise juga membina dan mengehos produk untuk pelanggan. Setiap produk itu mempunyai notis privasinya sendiri, yang memberitahu anda siapa yang bertanggungjawab atas data anda di sana, dan dasar ini tidak meliputinya. Jika pelanggan ialah pengawal data bagi sesuatu produk, MeenWise memproses data itu sebagai pemproses data, semata-mata bagi pihak pelanggan dan di bawah perjanjian kami dengannya.

Data peribadi yang kami kumpul

Kami mengumpul data peribadi secara terus daripada anda dan secara automatik daripada pelayar anda atau program yang anda gunakan. Ia juga boleh datang daripada orang lain yang menaip alamat e-mel anda pada halaman log masuk atau borang, atau yang menamakan anda dalam borang atau mesej; daripada pentadbir yang menambah kakitangan atau wakil pelanggan ke portal, dan daripada organisasi yang meminta kami menambah anda; dan, bagi rekod sekatan e-mel, daripada pembekal e-mel atau kakitangan kami. Ia termasuk:

• Borang pertanyaan dan acara — apa yang diminta oleh borang, biasanya nama, alamat e-mel, syarikat dan mesej anda. Borang juga boleh meminta nombor telefon, butiran lain atau fail anda, dan boleh menawarkan pilihan untuk menerima kemas kini daripada kami. Bersama serahan anda, kami turut menyimpan alamat IP yang digunakan untuk menghantar borang itu, dan anggaran lokasi anda pada peringkat negara jika pembekal rangkaian kami melaporkannya. Kakitangan kami merekodkan cara pertanyaan anda dikendalikan, seperti sama ada ia menjadi projek pelanggan.
• Akaun portal — tiada pendaftaran awam: pentadbir kami mencipta setiap akaun portal. Akaun itu menyimpan alamat e-mel anda, peranan anda dan akaun perniagaan yang berkaitan, tarikh akaun dan log masuk anda, serta bahasa, zon waktu dan negara yang ditetapkan pada akaun anda. Nama dan foto profil adalah pilihan.
• Akaun API — API kami ialah antara muka pengaturcaraan yang boleh dicapai terus melalui internet. Laman web dan portal perniagaan kami tidak menggunakannya, dan kami tidak menawarkan aplikasi untuknya. Ia juga tiada pendaftaran awam: kami hanya menghantar kod sekali guna kepada alamat yang sudah mempunyai akaun API, dan mengesahkan kod tidak akan mencipta akaun. Akaun API menyimpan alamat e-mel anda, bahasa, zon waktu dan negara yang ditetapkan padanya, tarikh akaun dan log masuk anda, serta tarikh yang kami rekodkan sebagai penerimaan Terma Penggunaan kami oleh anda. Jika anda menambahnya melalui API, akaun itu juga menyimpan nama, pilihan pemasaran dan pemberitahuan anda, token peranti untuk pemberitahuan dan foto profil, yang boleh dibuka oleh sesiapa sahaja di alamat web awam yang mengandungi ID akaun anda. Kami juga merekodkan sepanduk yang anda lihat, klik atau tutup dan notis yang anda baca atau tutup semasa anda berada dalam keadaan log masuk.
• Data sesi — apabila anda mula-mula membuka mana-mana halaman, kami mewujudkan sesi pada pelayan kami, walaupun anda tidak pernah log masuk. Ia menyimpan token keselamatan, halaman terakhir yang anda lihat, bahasa yang anda pilih dan, semasa anda log masuk, alamat e-mel anda. Selepas anda log masuk, ia turut menyimpan ID akaun anda.
• Kod sekali guna — apabila kod log masuk atau pemadaman akaun diminta, kami menyimpan versi kod yang dikaburkan (“cincangan berkunci”), yang boleh kami gunakan untuk menyemak kod tetapi tidak boleh kami baca, bersama alamat e-mel dan alamat IP yang memintanya. Kami hanya mengeluarkan kod bagi alamat yang sudah mempunyai akaun. Hanya laman ujian berasingan kami yang turut menyimpan kod itu sendiri bersama rekod e-melnya, dalam bentuk disulitkan, supaya pentadbir peringkat pemilik boleh membacanya semasa ujian.
• Log permintaan dan keselamatan — apabila pelayar anda meminta halaman daripada laman web atau portal kami, walaupun anda hanya melihatnya, atau sesuatu program memanggil API kami, kami merekodkan alamat IP anda, anggaran lokasi anda pada peringkat negara jika pembekal rangkaian kami melaporkannya, jenis pelayar anda (ejen pengguna), halaman, keputusan dan masa. Jika anda telah log masuk, kami turut merekodkan ID akaun anda. Kami juga merekodkan butiran ralat, apa yang anda taip dalam banyak borang portal, seperti alamat e-mel yang anda masukkan semasa log masuk, dan data yang dihantar oleh sesuatu program kepada API kami sebagai JSON, seperti alamat e-mel atau nama, dengan kod dan rahsia dibuang. Log ini tidak merangkumi apa yang anda taip dalam borang pertanyaan dan acara.
• Percubaan log masuk — alamat e-mel yang digunakan, alamat IP dan jenis pelayar anda, serta keputusannya, sama ada alamat itu mempunyai akaun atau tidak.
• Log Google Cloud sendiri — pembekal pengehosan kami merekodkan setiap permintaan yang diterimanya, termasuk alamat IP anda, jenis pelayar, alamat web penuh dan halaman yang merujuk.
• Mesej — apa yang anda tulis kepada hello@meenwise.com dan jawapan kami.
• E-mel yang kami hantar — rekod setiap e-mel, dengan penerima, subjek dan salinan mesej, yang dipotong jika ia panjang. E-mel yang mengandungi kod sekali guna direkodkan tanpa subjek atau kandungannya, kecuali kod itu sendiri pada laman ujian kami.
• Pilihan e-mel dan rekod sekatan — pilihan anda dan permintaan berhenti melanggan, serta sebarang e-mel yang melantun, aduan spam atau sekatan oleh kakitangan yang menghentikan kami daripada menghantar e-mel ke sesuatu alamat.
• Kakitangan portal pentadbir — peranan dan tetapan pemberitahuan anda, tindakan pentadbiran utama yang direkodkan pada akaun anda dan, bagi jurutera, rekod pelancaran.

Kami tidak meminta data peribadi sensitif, seperti data kesihatan atau biometrik. Sila jangan hantarkannya kepada kami.

Cara kami menggunakan data peribadi anda

• Untuk menjawab pertanyaan anda, menyediakan sebut harga dan mengendalikan pendaftaran anda bagi sesuatu acara.
• Untuk memaklumkan kakitangan yang mengendalikan pertanyaan bahawa pertanyaan anda telah diterima, melalui e-mel yang mengulangi apa yang anda hantar.
• Untuk memberikan akses portal perniagaan kepada orang yang dinamakan oleh anda atau organisasi anda.
• Untuk mengendalikan dan melindungi laman web, borang, portal dan API kami: memaparkan halaman yang anda minta, membolehkan anda log masuk, memaparkan akaun anda, mencegah penyalahgunaan, menyiasat insiden dan menyimpan log serta rekod audit.
• Untuk mengira berapa kerap sepanduk yang kami sediakan melalui API kami dilihat dan diklik.
• Untuk menyiapkan kerja yang telah kami persetujui dengan pelanggan.
• Untuk menghantar e-mel perkhidmatan, seperti kod sekali guna dan notis penting.
• Untuk menghantar kemas kini atau pemasaran kepada anda, tetapi hanya jika anda bersetuju untuk menerimanya. Kakitangan MeenWise sendiri juga mungkin menerima notis dalaman.
• Untuk menyimpan rekod perniagaan kami, termasuk rekod pertanyaan yang menjadi projek pelanggan.
• Untuk mematuhi undang-undang dan menjawab permintaan sah daripada pihak berkuasa.

Kami tidak menjual data peribadi anda, dan kami tidak membina profil pengiklanan.

Persetujuan dan pilihan anda

Kami bergantung pada persetujuan anda apabila kami memintanya, seperti kotak pilihan untuk menerima kemas kini. Kami juga memproses data peribadi tanpa persetujuan berasingan jika dibenarkan oleh seksyen 6(2) PDPA, contohnya jika ia perlu untuk mengambil langkah atas permintaan anda dengan tujuan untuk membuat kontrak (seperti menjawab pertanyaan tentang projek atau menyediakan sebut harga), untuk melaksanakan kontrak dengan anda atau untuk mematuhi obligasi undang-undang. Jika anda menghantar borang atau mesej kepada kami atas sebab lain, kami bergantung pada persetujuan yang anda berikan dengan memilih untuk menghantarnya, bagi maksud borang atau mesej itu.

Ruangan yang ditandakan sebagai wajib pada borang adalah wajib: tanpanya borang tidak dapat dihantar. Alamat e-mel anda juga wajib bagi akaun portal atau API, kerana kami tidak dapat membolehkan anda log masuk tanpanya. Ruangan lain pada borang, serta nama dan foto pada akaun portal, adalah sukarela. Alamat IP, butiran pelayar dan rekod lain yang kami buat secara automatik bukan pilihan: ia datang bersama penggunaan Perkhidmatan, dan satu-satunya cara untuk mengelakkannya ialah dengan tidak menggunakan Perkhidmatan. Dengan terus menggunakan Perkhidmatan setelah notis ini tersedia kepada anda, anda bersetuju dengan rekod tersebut.

Anda boleh menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa dengan menghantar e-mel ke hello@meenwise.com, dan setiap e-mel pemasaran mempunyai pautan untuk berhenti melanggan. Menarik balik persetujuan menghentikan pemprosesan yang bergantung padanya. Ini boleh mengehadkan apa yang dapat kami lakukan untuk anda: kami mungkin tidak dapat menjawab pertanyaan, dan kami tidak dapat mengekalkan akaun portal atau API tanpa alamat e-mel anda. Berhenti melanggan menghentikan e-mel pemasaran tetapi tidak memadam pertanyaan anda; hantar e-mel kepada kami jika anda mahu ia turut dipadam. Kami mungkin masih menghantar notis perkhidmatan dan notis undang-undang.

Orang lain juga boleh dikenal pasti daripada apa yang anda berikan kepada kami, seperti rakan sekerja yang dinamakan dalam borang, mesej atau fail. Anda atau mereka boleh meminta kami mengehadkan pemprosesan data peribadi tentang mereka dengan menghantar e-mel ke hello@meenwise.com. Sila berikan data peribadi orang lain kepada kami hanya jika mereka telah bersetuju.

Dengan siapa kami berkongsi

Kami berkongsi data peribadi dengan penyedia perkhidmatan ini, yang memprosesnya bagi pihak kami:

• Google — Google Cloud mengehos laman web dan portal kami, pangkalan data kami (Cloud SQL), storan fail dan log pelayan. Google Workspace mengendalikan e-mel yang dihantar ke hello@meenwise.com.
• Upstash — menyimpan data kerja sementara kami (cache) dan data yang mengingati lawatan anda dan mengekalkan anda dalam keadaan log masuk (data sesi), termasuk alamat e-mel yang anda masukkan semasa log masuk.
• Mailgun — menghantar e-mel kami, termasuk kod sekali guna.
• Cloudflare — mengendalikan DNS bagi domain kami, iaitu perkhidmatan yang memberitahu pelayar di mana laman web dan portal kami berada. Jika kami menghidupkan Cloudflare Turnstile untuk menghalang penyalahgunaan automatik pada borang atau halaman log masuk, Cloudflare turut menerima alamat IP dan butiran pelayar anda bagi semakan itu, dan mengendalikan sebahagiannya di bawah terma privasinya sendiri.
• GitHub — mengehos kod sumber kami dan menjalankan pelancaran kami. Ia menyimpan nama pengguna dan butiran komit jurutera kami, yang kami salin ke dalam rekod pelancaran kami, serta alamat e-mel akaun kakitangan yang kami sediakan pada setiap pelancaran.

Organisasi anda. Jika akaun perniagaan anda mempunyai ahli lain, mereka boleh melihat alamat e-mel, peranan dan status akaun anda.

Kakitangan MeenWise. Kakitangan yang diberi kuasa boleh melihat data peribadi mengikut peranan mereka. Apabila anda menghantar borang pertanyaan atau acara, kami menghantar apa yang anda hantar, bersama nama sebarang fail, melalui e-mel kepada kakitangan yang mengendalikan pertanyaan. Apabila kakitangan membuka halaman dokumentasi dalam portal pentadbir, pelayar mereka memuatkan fail daripada rangkaian penghantaran kandungan awam (jsDelivr dan unpkg), yang dapat melihat alamat IP dan butiran pelayar kakitangan itu.

Pihak berkuasa. Kami menzahirkan data peribadi apabila dikehendaki oleh undang-undang, contohnya untuk mematuhi perintah mahkamah atau permintaan sah daripada pengawal selia.

Penasihat profesional. Kami mungkin menzahirkan data peribadi kepada peguam, juruaudit dan penasihat profesional kami yang lain jika kami memerlukan nasihat mereka atau perlu mewujudkan, melaksanakan atau mempertahankan tuntutan undang-undang.

Pemilik baharu. Jika organisasi lain mengambil alih Perkhidmatan, kami boleh menzahirkan data peribadi anda kepadanya supaya ia dapat terus mengendalikan Perkhidmatan bagi maksud yang dinyatakan dalam dasar ini. Kami akan memberikan notis terlebih dahulu, dan meminta persetujuan anda jika dikehendaki oleh PDPA.

Di mana data anda disimpan dan dipindahkan

Pengehosan utama, pangkalan data dan storan fail kami beroperasi di Google Cloud di rantau asia-southeast1, di Singapura, jadi data peribadi anda dipindahkan ke luar Malaysia. Sandaran pangkalan data disimpan di pusat data Google di Asia. Sesetengah penyedia memproses data di tempat lain: Mailgun menghantar e-mel dari Amerika Syarikat, manakala perkhidmatan pengelogan dan e-mel Google, GitHub, Upstash dan Cloudflare boleh beroperasi di negara lain.

Di bawah seksyen 129 PDPA, sebagaimana dipinda, kami hanya memindahkan data peribadi ke luar Malaysia jika destinasi itu mempunyai undang-undang yang sebahagian besarnya serupa dengan PDPA atau memastikan tahap perlindungan yang mencukupi dan sekurang-kurangnya setara dengan PDPA, atau jika terdapat alasan lain di bawah seksyen itu, seperti kami telah mengambil segala langkah berjaga-jaga yang munasabah dan menjalankan segala usaha yang wajar untuk memastikan bahawa data itu tidak akan diproses di sana mengikut cara yang akan melanggar PDPA sekiranya tempat itu ialah Malaysia.

Berapa lama kami menyimpannya

• Log permintaan — 30 hari.
• Percubaan log masuk — 90 hari, termasuk selepas akaun dipadam, supaya kami dapat menyiasat penyalahgunaan.
• Rekod e-mel — 90 hari.
• Kod sekali guna — kod tamat tempoh selepas 5 minit. Kod yang telah tamat tempoh disimpan selama 24 jam dan kemudian dipadam dalam tempoh 24 jam oleh pembersihan harian kami. Pada laman ujian kami, salinan kod yang disimpan bersama rekod e-melnya kekal selama 90 hari, sama seperti rekod itu.
• Pertanyaan dan pendaftaran acara — 2 tahun dari tarikh anda menghantarnya, atau 10 tahun jika pertanyaan anda menjadi projek pelanggan. Fail yang dihantar bersama borang dipadam bersamanya.
• Akaun — sehingga anda memadam akaun anda di halaman pemadaman akaun kami. Pilihan “Tutup akaun” dan “Tutup akaun perniagaan” dalam portal tidak memadam akaun anda. Menutup profil pentadbir hanya menyembunyikannya, dan pentadbir lain boleh memulihkannya. Menutup profil perniagaan membuang profil itu dan fotonya, tetapi rekod asas akaun anda, akaun perniagaan anda dan senarai ahlinya kekal, dan anda tidak boleh log masuk semula melainkan kami memberikan akses kepada anda sekali lagi. Pentadbir kami juga boleh membuang akses anda ke portal; rekod akaun anda kemudian kekal sehingga ia dipadam.
• Senarai sekatan e-mel (senarai jangan hantar e-mel kami) — tiada tarikh akhir, supaya kami tidak menghantar e-mel pemasaran atau e-mel pukal lain ke alamat itu lagi. Jika anda memadam akaun anda, kami membuang alamat yang boleh dibaca dan hanya menyimpan versi alamat itu yang dikaburkan (“cincangan berkunci”), yang membolehkan kami mengenali alamat itu tetapi tidak membacanya.
• Log audit pentadbiran dan rekod pelancaran — tiada tarikh akhir, sebagai rekod tindakan kakitangan. Ia menyimpan ID kakitangan dan akaun serta butiran setiap tindakan.
• Rekod paparan dan klik sepanduk (akaun API sahaja) — tiada tarikh akhir yang ditetapkan: ia kekal sehingga kami memadam sepanduk itu, supaya kami dapat mengira berapa kerap sepanduk itu dilihat dan diklik. Ia menyimpan ID akaun anda, termasuk selepas akaun anda dipadam.
• Data sesi — 90 hari dari lawatan terakhir anda.
• E-mel yang anda hantar kepada kami — dalam peti mel syarikat kami, selama kami memerlukannya untuk mengendalikan mesej anda dan menyimpan rekod perniagaan kami.
• E-mel makluman tentang pertanyaan anda — dalam peti mel kakitangan yang menerimanya, selama kami memerlukannya untuk mengendalikan pertanyaan anda dan menyimpan rekod perniagaan kami.
• Log dan salinan yang disimpan oleh penyedia kami — log permintaan Google Cloud serta log e-mel dan salinan mesej Mailgun disimpan mengikut tempoh yang ditetapkan dalam perkhidmatan tersebut.
• Sandaran dan pemulihan fail — data yang dipadam kekal dalam sandaran pangkalan data, dan fail yang dipadam kekal dalam storan pemulihan Google Cloud, sehingga salinan itu tamat tempoh.

Pembersihan kami berjalan sekali sehari, jadi sesuatu rekod boleh kekal sehingga sehari selepas tempohnya. Salinan senarai pertanyaan yang dieksport oleh kakitangan yang diberi kuasa daripada portal pentadbir tidak dicapai oleh pembersihan kami. Selain salinan itu, kami hanya menyimpan data lebih lama jika dikehendaki oleh undang-undang atau jika kami memerlukannya untuk mewujudkan, melaksanakan atau mempertahankan tuntutan undang-undang.

Cara kami melindunginya

Kami melindungi data peribadi dengan langkah yang sesuai dengan risikonya:

• Sambungan ke laman web dan portal kami menggunakan TLS (HTTPS).
• Akses kakitangan dikawal oleh peranan yang dikuatkuasakan pada pelayan kami, dan tindakan pentadbiran utama dilog.
• Anda log masuk dengan kod sekali guna yang terhad masa dan bukannya kata laluan, dan kami mengehadkan percubaan log masuk dan borang yang berulang.
• Kata laluan dan kunci yang digunakan oleh sistem kami disimpan dalam perkhidmatan storan rahsia khusus, bukan dalam kod sumber atau pakej perisian yang kami lancarkan.
• Aplikasi kami berjalan di bawah akaun perkhidmatan khusus yang terhad kepada sumber yang digunakannya.
• MeenWise dan setiap produk pelanggan yang kami hos mempunyai pangkalan data dan log masuk sendiri, pada pelayan pangkalan data terurus yang mereka kongsi.
• Data yang kami simpan di Google Cloud disulitkan oleh penyulitan lalai Google semasa dalam simpanan.

Tiada sistem yang selamat sepenuhnya. Pastikan akaun e-mel anda selamat: sesiapa yang boleh membaca peti masuk anda boleh log masuk sebagai anda.

Jika berlaku pelanggaran data

Jika kami mempunyai sebab untuk mempercayai bahawa pelanggaran data peribadi telah berlaku, kami bertindak segera untuk membendungnya dan menilai risikonya. Jika dikehendaki oleh undang-undang, kami memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dengan secepat yang dapat dilaksanakan dan dalam tempoh 72 jam yang ditetapkan oleh garis panduan Pesuruhjaya, dan kami memaklumkan orang yang terjejas tanpa kelengahan yang tidak perlu, dan selewat-lewatnya 7 hari selepas memaklumkan Pesuruhjaya, apabila pelanggaran itu mengakibatkan atau berkemungkinan mengakibatkan kemudaratan yang ketara kepada mereka.

Hak anda

Di bawah PDPA, anda boleh:

• Akses — meminta salinan data peribadi yang kami pegang tentang anda.
• Pembetulan — meminta kami membetulkan data yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini. Dalam portal, anda boleh menukar nama, foto dan bahasa anda sendiri; untuk menukar alamat e-mel atau membuang foto, hantar e-mel kepada kami.
• Menarik balik persetujuan — sepenuhnya atau sebahagiannya, seperti yang diterangkan dalam “Persetujuan dan pilihan anda”.
• Menghalang pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan atau distres — meminta kami memberhentikan pemprosesan yang menyebabkan atau mungkin menyebabkan kerosakan yang substansial atau distres yang substansial kepada anda atau kepada orang lain, jika kerosakan atau distres itu adalah atau akan menjadi tidak wajar. PDPA tidak memberikan hak ini jika, contohnya, anda telah memberikan persetujuan atau pemprosesan itu perlu bagi kontrak dengan anda. Kami akan menjawab secara bertulis dalam tempoh 21 hari.
• Pemasaran langsung — meminta kami pada bila-bila masa memberhentikan pemprosesan data peribadi anda bagi maksud pemasaran langsung.
• Kemudahalihan data — meminta kami, melalui notis bertulis yang dihantar secara elektronik, untuk menghantar data peribadi anda secara terus kepada pengawal data lain pilihan anda, tertakluk kepada kebolehlaksanaan teknikal dan keserasian format data.
• Aduan — membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia (www.pdp.gov.my).

Memadam akaun anda. Di halaman pemadaman akaun kami, sahkan dengan kod sekali guna yang dihantar ke alamat e-mel anda. Akaun anda kemudian dipadam serta-merta dan tidak boleh dipulihkan. Memadam akaun yang memiliki akaun perniagaan turut memadam akaun perniagaan itu dan senarai ahlinya. Memadam akaun anda juga mengeluarkan anda daripada mana-mana akaun perniagaan lain yang anda sertai sebagai ahli. Rekod yang disenaraikan di bawah “Berapa lama kami menyimpannya” kekal mengikut tempoh masing-masing. Halaman itu tidak membuang pertanyaan atau pendaftaran acara; hantar e-mel kepada kami untuk meminta ia dipadam.

Untuk membuat permintaan lain, hantar e-mel ke hello@meenwise.com daripada alamat yang berkenaan jika boleh, supaya kami dapat mengesahkan bahawa permintaan itu datang daripada anda. Jika anda tidak dapat berbuat demikian, atau kami tidak memegang alamat e-mel anda, maklumkan kepada kami dan kami hanya akan meminta maklumat yang munasabah diperlukan untuk mengenal pasti anda dan mencari data anda. Kami menjawab permintaan akses dan pembetulan dalam tempoh 21 hari, atau memaklumkan anda secara bertulis sebab-sebab kami memerlukan sehingga 14 hari lagi. Jika undang-undang membenarkan atau mewajibkan kami menolak sesuatu permintaan, kami akan memberitahu anda sebabnya.

Pihak hubungan perlindungan data

Pihak yang boleh dihubungi bagi perkara berkaitan data peribadi, termasuk Pegawai Perlindungan Data jika PDPA mengkehendaki kami melantiknya, ialah hello@meenwise.com. Sila tulis “Perlindungan data” dalam baris subjek.

Kanak-kanak dan bawah umur

Perkhidmatan ini ditujukan kepada perniagaan dan orang dewasa dan tidak ditujukan kepada sesiapa yang berumur di bawah 18 tahun. Kami tidak menyemak umur. Anda mesti berumur sekurang-kurangnya 18 tahun untuk memegang akaun portal atau API. Jika anda berumur di bawah 18 tahun dan ingin menghantar borang atau e-mel kepada kami, sila minta kebenaran ibu bapa atau penjaga terlebih dahulu. Jika anda percaya seseorang yang berumur di bawah 18 tahun telah memberikan data peribadi kepada kami, hubungi kami dan kami akan memadamkan akaun atau serahan borang berkenaan. Log, sandaran dan rekod lain yang disenaraikan di bawah “Berapa lama kami menyimpannya” kekal mengikut tempoh masing-masing.

Kuki dan storan pelayar

Kami hanya menggunakan kuki yang benar-benar perlu: kuki sesi dan token keselamatan (CSRF), yang ditetapkan pada lawatan pertama anda ke mana-mana halaman, termasuk halaman tanpa borang. Kuki ini bertahan selama 90 hari dari lawatan terakhir anda. Jika anda memilih bahasa dalam portal, kuki bahasa mengingatinya selama satu tahun. Kuki ini kekal selepas anda menutup pelayar, sehingga ia tamat tempoh atau anda mengosongkannya.

Kami tidak menggunakan kuki, skrip atau piksel analitik atau pengiklanan. Kami tetap merekodkan lawatan dalam log pelayan yang diterangkan dalam “Data peribadi yang kami kumpul”.

Portal juga menyimpan pilihan tema dan bar sisi anda dalam storan pelayar anda, dan halaman acara mengingati notis yang telah anda tutup. Ini kekal dalam pelayar anda.

Jika kami menghidupkan Cloudflare Turnstile pada borang atau halaman log masuk, ia berjalan sebaik sahaja halaman dibuka, dan Cloudflare mungkin menetapkan kuki atau storan pelayarnya sendiri yang benar-benar perlu.

Anda boleh mengosongkan kuki dan storan pelayar dalam tetapan pelayar anda. Jika anda berbuat demikian, anda akan dilog keluar daripada portal.

Perubahan pada dasar ini

Kami mungkin mengemas kini dasar ini apabila Perkhidmatan atau undang-undang berubah. Tarikh berkuat kuasa di bahagian atas halaman ini menunjukkan bila versi semasa mula berkuat kuasa. Jika perubahannya ketara, kami juga akan memberikan notis di laman web kami sebelum ia berkuat kuasa. Jika sesuatu perubahan bermakna kami akan menggunakan data peribadi anda bagi maksud baharu atau menzahirkannya kepada golongan pihak ketiga yang baharu, kami akan memaklumkan anda terlebih dahulu melalui notis bertulis, dan meminta persetujuan anda jika dikehendaki oleh PDPA.

Hubungi kami

Untuk sebarang pertanyaan atau aduan tentang data peribadi anda, hubungi kami: MeenWise Sdn. Bhd. · No. pendaftaran 202401006365 (1552215-V) · Presint 16, 62150 Putrajaya, Malaysia · E-mel hello@meenwise.com. Sila jangan hantar data peribadi sensitif melalui e-mel.